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印章管理办法

作者:梅铭龙  文章来源: 本站原创  点击数:4266  更新时间:2014-05-30

上海交大产业投资管理(集团)有限公司

上海交大企业管理中心

印章管理办法

第一章 总 

第一条   为规范上海交大产业投资管理(集团)有限公司和上海交大企业管理中心 (以下统一简称“产业集团”)的印章管理,明确责任,优化程序,控制风险,特制订本办法。

第二条   本办法中所指的印章是在产业集团出具或管理的文书、凭证等文件上需以公司名称或有关部门名义证明其效力或权威而使用的印章。

第二章 印章的种类

第三条   公司印章包括正式印章、专用印章、职务私章及代管印章。

第四条   正式印章,指公司章、董事会章、监事会章等印章。专用印章,指公司财务专用章、合同专用章等特定用途印章及公司各职能部门或分支机构印章。职务私章,指公司法定代表人、总裁、财务负责人等用于公司公务的签名章或印鉴章。代管印章,指公司代管的下属企业(或清算组)印章。

第三章 印章的刻制

第五条   公司刻制印章应由相关部门填写“印章刻制申请单”,限定印章名称及使用范围,经总裁批准以后方可刻制。

第六条   公司印章刻制由总裁办公室负责落实,刻制完成后,使用部门应办理登记领用手续。

第四章 印章的使用管理

第七条 公司各印章的管理和使用根据用印事项的管理权限来设定审批人。原则上,公司章及其它各类公司代管印章需经总裁批准后方可用印。董事会章需经董事会决议或董事长批准后方可用印。监事会章需经监事会决议或监事长批准后方可用印。各职能部门印章或分支机构印章由各部门管理并在职能范围内使用。各专用章根据刻制时设定的专门用途和程序使用。职务私章按照职权或授权管理使用。其它各类公司代管印章根据下属企业(或清算组)与本公司商定的范围管理使用。

第八条 为提高工作效率,印章的最终批准人可根据工作需要,授权印章管理部门或其他审批人进行审批用印。授权事项需进行备案和公示,形成“用印审批权限表”。被授权部门或人员根据权限表,对用印文件进行严格审查后方可用印。

第九条 公司印章管理模式分为两种类型:审批用印与特殊用印。

第十条 审批用印须按照审批用印程序办理,经办人须填写“用印审批单”,经审核人(如有)、批准人签署后,方可用印。印章保管人员必须严格执行审批流程,确认审批人签名后方可用印,否则作为重大违纪受到处分。总裁办主任作为直接责任人承担同等责任。

第十一条 公司印章原则上不得带出公司,如确因工作需要,需由申请人填写“特殊用印申请单”,经总裁批准后方可借用,并应当天归还,总裁办公室应派员随行监督。

第十二条 用印事项及审批人授权由各部门或公司代管印章的下属企业(或清算组)提出申请,由总裁办公室汇总,经总裁办公会议审议通过,并经公司总裁签署后,形成“用印审批权限表”公示实施。

第十三条 印章应妥善存放于安全处,由专人负责保管。保管人员因故不能掌管时,可将印章转交给分管领导指定的代理保管人掌管。代理掌管人必须履行掌管人职责,做好交接记录。保管人员应每月将用印凭证及时归档,分管领导可定期查阅、监督。

第五章 印章的停用

第十四条 印章须变更或废止时,经总裁审核后,印章使用部门应将停止使用的印章交由总裁办公室予以封存。使用部门应当对停用的原因、时间等进行说明登记。

第十五条 除特别需要外,总裁办公室应当将停用印章封存三年后方可最终销毁。

第六章 附 

第十六条 本办法经公司2014526日总裁办公会议审议通过,自下发之日起生效。

 

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二○一四年五月二十八日

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